Неправильная работа с онлайн-кассой способна привести к штрафам от налоговой. Расскажем в статье подробно, что такое онлайн-касса, как ее использовать и обязательно ли каждый день открывать и закрывать смену.
Что такое онлайн-касса
Онлайн-кассой называют специальное устройство для расчетов с покупателями, подключенное к интернету. В аппарат встроен фискальный накопитель. Через онлайн-кассу в налоговую отправляют данные о всех сформированных кассовых чеках, отчеты об открытии и закрытии смены. Онлайн-касса нужна и в интернет-магазинах, и в обычных торговых точках. Самозанятые имеют право работать без онлайн-кассы.
Устройства с фискальным накопителем должны быть установлены везде, где продают товары или услуги. Исключение: газетные киоски, пункты ремонта обуви и изготовления ключей, точки на рынке, где торгуют вразвал сезонными овощами и фруктами. Когда предприниматель работает в городе с нестабильной мобильной связью и численностью населения менее 10 тыс. человек, то онлайн-касса тоже нужна, но подключаться к оператору фискальных данных необязательно. Раз в месяц необходимо ездить в налоговую и отдавать фискальный накопитель на проверку.
СПРАВКА:
За работу без онлайн-кассы предусмотрены штрафы:
- ИП могут оштрафовать на 25-50% от неучтенной суммы (но не менее 10 тыс. рублей). При повторном нарушении запретят вести предпринимательскую деятельность сроком до 3 месяцев.
- Для ООО штраф составит 75-100% от суммы расчета (но не менее 30 тыс. рублей). Накажут не только руководителей, но и сотрудников, допустивших нарушение (вплоть до отстранения от работы сроком до 2 лет).
Если компания работала без онлайн-кассы из-за отключения электричества или перебоев с интернетом, необходимо при первой возможности отправить в налоговую чек коррекции. Тогда взыскания удастся избежать.
Как работает онлайн-касса
Предприниматель должен купить или взять в аренду онлайн-кассу, приобрести фискальный накопитель и заключить договор с оператором фискальных данных. Прежде чем отдать предпочтение той или иной модели кассы и фискального оборудования, проверьте, входят ли они в утвержденный реестр. На сайте ФНС опубликован перечень устройств, с которыми разрешено работать.
Платежи от клиентов компания будет принимать наличными или «безналом», настроив интернет-эквайринг, платежный агрегатор или шлюз. Для приема оплаты нужно подключить онлайн-кассу к выбранному сервису и зарегистрировать устройство в личном кабинете налоговой.
После регистрации онлайн-касса при каждой трансакции начнет отправлять электронные чеки клиентам и в ФНС. Кроме кассовых чеков, сотрудник обязан выбивать отчеты об открытии и закрытии смены, а также печатать чеки коррекции для налоговой.
Как правильно использовать онлайн-кассу
С кассой работает кассир. Его имя и фамилия должны быть указаны в электронном чеке. Эти данные вбивают в программу. Перед началом рабочего дня кассир проверяет, есть ли в устройстве чековая лента, подключено ли к онлайн-кассе дополнительное оборудование.
Первое, что нужно сделать, — отправить в налоговую отчет об открытии рабочей смены. После этого разрешено приступать к расчетам с клиентами. Даже если за день не придет ни один покупатель, сформировать отчет об открытии необходимо в обязательном порядке. Без данной операции касса не начнет печатать чеки.
Кроме чеков прихода, онлайн-касса необходима для распечатки чеков коррекции, документов о возврате денег или о получении предоплаты. После окончания смены в налоговую отправляют отчет о закрытии. В отчете отражены все операции, которые были совершены за день. По закону продолжительность смены не может превышать 24 часов. При нарушении режима касса перестанет выдавать чеки. В круглосуточных торговых точках смены открывают и закрывают каждые 24 часа.
СПРАВКА: